Gostaria de, neste post, comentar sobre as adaptações que as empresas fazem em relação aos processos descritos no PMBOK e como essas alterações podem ser utilizadas para moldar o gerenciamento de projetos para um modelo adequado à sua empresa.
O primeiro passo que precisamos dar é entender o quê o cliente espera ganhar com o gerenciamento de projetos, para podermos criar uma linha de trabalho que tenha como objetivo atender às expectativas deste cliente.
O caso onde atuei possuía alguns requisitos bem definidos:
- A alta gerência e diretoria comercial queriam ter visibilidade do status dos projetos em andamento, em planejamento e encerrados;
- Necessidade de melhorar a definição e o controle do escopo dos projetos, pois quase sempre havia desvios nas entregas não mapeados, gerando retrabalhos;
- Desejo de criar um padrão para a entrega de documentação dos projetos;
- Criar um ambiente de colaboração para as equipes do projeto;
- Dar visibilidade de todo o processo de gerenciamento do projeto através de indicadores de fácil compreensão.
- A equipe de projetos não controla o custo real dos projetos, apenas as horas trabalhadas.
- A equipe de projetos não realiza compras diretamente, apenas as requisita para o departamento de compras;
- Os projetos na sua maioria são muito semelhantes em escopo
- Os projetos são em sua grande maioria de curto prazo (< 2 semanas)
- A documentação dos projetos possui um conjunto restrito de documentos.
Adaptar significa, muitas vezes, remover alguns processos do PMBOK do âmbito de gerenciamento de projetos da empresa, de modo a simplificar a implantação de uma metodologia que crie um padrão de entrega, pois quanto mais processos gerenciados existem, maior é o custo e o tempo gasto pelos gerentes e analistas de projetos nessas atividades.
Outro passo importante para aumentar as chances de uma nova metodologia ser bem sucedida, é observar a aderência a processos já seguidos, ainda que informalmente, pela empresa. Para isso, é necessário observar como a empresa funciona HOJE. Esta etapa, no meu ponto de vista é a mais importante do processo de implantação. Com base no que se faz hoje será definido como a empresa poderá funcionar amanhã.
Esta fase por vezes é "esquecida" durante um projeto de implantação de uma nova metodologia. Algumas consultorias possuem um "kit padrão" que acreditam funcionar (com o mínimo de adaptações) para qualquer cliente. Nem sempre é assim que a coisa acontece na prática...
Muitas vezes as empresas já possuem um processo informal em vigor, os colaboradores sabem o que fazer e como fazer, porém, por não haver um padrão estabelecido, cada um executa as atividades ao seu modo. O resultado: falta de padrão, sensação de desorganização e de falta de preparo da equipe.
O mapeamento dessas atividades pode ser muito útil para a criação de uma metodologia que de fato funciona para aquela empresa, e isso certamente irá diminuir a resistência à sua adoção pelos colaboradores, uma vez que as suas atividades diárias serão menos impactadas do que se tentássemos uma implementação "do zero".
Voltando ao caso que originou este post: a metodologia do cliente em questão reduziu de 42 processos definidos no PMBOK para apenas 14, observando sempre todos os sistemas existentes na empresa, fontes de dados e padrões de documentação. Desses 14 processos, cerca de 10 já eram executados pela equipe do cliente, ainda que nem eles mesmos soubessem. Coube ao projeto de implantação da metodologia o trabalho de documentar as rotinas e procedimentos de forma a padronizar o trabalho dos analistas, bem como as saídas de cada processo.
O próximo passo é realizar avaliações constantes no processo, além de medir o desempenho atual contra o que se realizava no passado, para buscar melhorias e aumento na performance dos projetos. Tenham certeza que voltarei com os resultados, assim que os tiver disponíveis, para compartilhar com vocês.
A adoção de uma metodologia própria traz inúmeras vantagens para o processo de implantação, porém, cria a necessidade de uma manutenção mais constante, muitas vezes sendo necessária a criação de um PMO, ainda que simples, para "tomar conta" do processo e identificar e corrigir os desvios.
A lição que eu tirei deste projeto é que, independente do tamanho e do grau de maturidade de uma empresa, ela sempre poderá se beneficiar de uma metodologia para gerir seus projetos. E o caminho para o sucesso ao implementar uma metodologia pode ser retirado da sabedoria popular: nem tanto ao mar nem tanto à terra.
E uma dica: É mais fácil adaptar a metodologia ao funcionamento da empresa do que a empresa à metodologia.
Saúde e sucesso!
Rodrigo Ramos, PMP