Como implantar uma metodologia para gerenciamento de projetos na minha empresa?

Olá pessoal, tudo bem?

Gostaria de, neste post, comentar sobre as adaptações que as empresas fazem em relação aos processos descritos no PMBOK e como essas alterações podem ser utilizadas para moldar o gerenciamento de projetos para um modelo adequado à sua empresa.

O primeiro passo que precisamos dar é entender o quê o cliente espera ganhar com o gerenciamento de projetos, para podermos criar uma linha de trabalho que tenha como objetivo atender às expectativas deste cliente.
O caso onde atuei possuía alguns requisitos bem definidos:

1. A alta gerência e diretoria comercial queriam ter visibilidade do status dos projetos em andamento, em planejamento e encerrados;
2. Necessidade de melhorar a definição e o controle do escopo dos projetos, pois quase sempre havia desvios nas entregas não mapeados, gerando retrabalhos;
3. Desejo de criar um padrão para a entrega de documentação dos projetos;
4. Criar um ambiente de colaboração para as equipes do projeto;
5. Dar visibilidade de todo o processo de gerenciamento do projeto através de indicadores de fácil compreensão.

Este conjunto de requisitos é complementado por um conjunto de variáveis ambientais, tais como:

1. A equipe de projetos não controla o custo real dos projetos, apenas as horas trabalhadas.
2. A equipe de projetos não realiza compras diretamente, apenas as requisita para o departamento de compras;
3. Os projetos na sua maioria são muito semelhantes em escopo
4. Os projetos são em sua grande maioria de curto prazo (< 2 semanas)
5. A documentação dos projetos possui um conjunto restrito de documentos.

Estas diretrizes nos dão algumas pistas de como devemos adaptar os processos do PMBOK (que foram escritos baseados em projetos para levar o homem à Lua, mas podem não ser adequados para pequenos projetos...) para que eles funcionem no mundo real da sua empresa. Por exemplo: Uma vez que a equipe de projetos não controla os custos reais do projeto, seria necessário um grande processo de gerenciamento de custos?

Adaptar significa, muitas vezes, remover alguns processos do PMBOK do âmbito de gerenciamento de projetos da empresa, de modo a simplificar a implantação de uma metodologia que crie um padrão de entrega, pois quanto mais processos gerenciados existem, maior é o custo e o tempo gasto pelos gerentes e analistas de projetos nessas atividades.

Outro passo importante para aumentar as chances de uma nova metodologia ser bem sucedida, é observar a aderência a processos já seguidos, ainda que informalmente, pela empresa. Para isso, é necessário observar como a empresa funciona HOJE. Esta etapa, no meu ponto de vista é a mais importante do processo de implantação. Com base no que se faz hoje será definido como a empresa poderá funcionar amanhã.

Esta fase por vezes é "esquecida" durante um projeto de implantação de uma nova metodologia. Algumas consultorias possuem um "kit padrão" que acreditam funcionar (com o mínimo de adaptações) para qualquer cliente. Nem sempre é assim que a coisa acontece na prática...

Muitas vezes as empresas já possuem um processo informal em vigor, os colaboradores sabem o que fazer e como fazer, porém, por não haver um padrão estabelecido, cada um executa as atividades ao seu modo. O resultado: falta de padrão, sensação de desorganização e de falta de preparo da equipe.

O mapeamento dessas atividades pode ser muito útil para a criação de uma metodologia que de fato funciona para aquela empresa, e isso certamente irá diminuir a resistência à sua adoção pelos colaboradores, uma vez que as suas atividades diárias serão menos impactadas do que se tentássemos uma implementação "do zero".

Voltando ao caso que originou este post: a metodologia do cliente em questão reduziu de 42 processos definidos no PMBOK para apenas 14, observando sempre todos os sistemas existentes na empresa, fontes de dados e padrões de documentação. Desses 14 processos, cerca de 10 já eram executados pela equipe do cliente, ainda que nem eles mesmos soubessem. Coube ao projeto de implantação da metodologia o trabalho de documentar as rotinas e procedimentos de forma a padronizar o trabalho dos analistas, bem como as saídas de cada processo.

O próximo passo é realizar avaliações constantes no processo, além de medir o desempenho atual contra o que se realizava no passado, para buscar melhorias e aumento na performance dos projetos. Tenham certeza que voltarei com os resultados, assim que os tiver disponíveis, para compartilhar com vocês.

A adoção de uma metodologia própria traz inúmeras vantagens para o processo de implantação, porém, cria a necessidade de uma manutenção mais constante, muitas vezes sendo necessária a criação de um PMO, ainda que simples, para "tomar conta" do processo e identificar e corrigir os desvios.

A lição que eu tirei deste projeto é que, independente do tamanho e do grau de maturidade de uma empresa, ela sempre poderá se beneficiar de uma metodologia para gerir seus projetos. E o caminho para o sucesso ao implementar uma metodologia pode ser retirado da sabedoria popular: nem tanto ao mar nem tanto à terra.

E uma dica: É mais fácil adaptar a metodologia ao funcionamento da empresa do que a empresa à metodologia.

Saúde e sucesso!

Rodrigo Ramos, PMP